Une simplification du bulletin de paie en deux étapes

Le 27 juillet 2015, Jean-Christophe SCIBERRAS, DRH France de Solvay, a remis son rapport concernant la simplification du bulletin de paie.

Le gouvernement souhaite que le bulletin de paie soit rendu plus compréhensible à chaque salarié tout en permettant de faciliter la gestion de la paie pour l’entreprise.

La démarche de la simplification du bulletin de paie commencera dès 2016 pour les entreprises volontaires et sera généralisée d’ici 2017. Afin de rendre possible cette simplification, le gouvernement prévoit également des évolutions réglementaires.

Partenaires sociaux et ministres concernés par le dossier seront intégrés  à une concertation pour définir les modalités de généralisation :

• taille de l’entreprise
• maintien du niveau d’information constant pour le salarié
• conditions de dématérialisation du bulletin de paie

Un constat de complexité

Le bulletin de paie français est considéré au niveau international comme le plus complexe. Ce qui s’explique par :

• un système de protection sociale complexe
• un système fiscal complexe
• une variabilité des données de paie
• une multiplicité des usages assumées par le bulletin de paie

Une simplification possible et déjà évoquée

• Rapport Turbot 1996 : début des initiatives de simplification du bulletin de paie marquées par des modifications de la réglementation
• Loi du 2 juillet 1998 : mention des cotisations de l’employeur facultative si un récapitulatif annuel est transmis au salarié
• Décret du 14 mars 2005 : autorisation du regroupement des lignes de cotisations par assiette et par organisme collecteur
• Circulaire du 30 juin 2005 : principes et proposition des bulletins de paie simplifiés
• Loi du 12 mai 2009 : autorisation de la dématérialisation du bulletin de paie et remise par voie électronique aux salariés volontaires

A cela s’ajoute la mise en place de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) qui permet de simplifier les procédures de paie et de déclarations sociales.

Cependant, le groupe de travail s’est entendu sur l’utilisation du terme clarification du bulletin de paie plutôt que simplification, afin d’éviter une assimilation à une simplification des processus de paie.

Les préconisations du rapport

• Réviser les intitulés et garantir leur compréhension et leur permanence dans le temps :
  • Construction d’un référentiel des intitulés de paie et le rendre public par arrêté ministériel
    • Phase de test des intitulés auprès de salariés afin de vérifier la bonne compréhension
  • Accessibilité des intitulés sur le site servicepublic.fr
• Regrouper les lignes de cotisation de protection sociale par risque couvert
  • C’est-à-dire regrouper toutes les cotisations santés, les cotisations retraites…
• Valoriser les cotisations sociales par des titres et des sous totaux significatifs
  • Identification des différents risques couverts
  • Présentation de la part respective des contributions relevant du salarié et de l’employeur
• Regrouper sur une seule ligne les autres contributions de l’employeur
  • A savoir les cotisations propres à l’employeur comme la formation professionnelle, le CIF, l’apprentissage… qui n’ouvrent pas de droit direct au salarié
• Donner au salarié une information générale sur le « coût » total du travail
  • Insertion d’une ligne reprenant le montant de la rémunération totale versée par l’employeur.
  • C’est-à-dire la somme du salaire brut et du total des contributions de l’employeur.
• Informer le salarié des allègements financés par l’Etat impactant les cotisations sociales
• Supprimer l’obligation d’un récapitulatif annuel des prélèvements sociaux en cas de regroupement de lignes de cotisations (contrairement à ce qui est en vigueur actuellement)
• Permettre la mention des cotisations spécifiques des conventions collectives et des statuts particuliers comme VRP) au sein d’un espace dédié sur le bulletin de paie

Jusqu’à présent le versement des primes d’intéressement et de participation devaient être notifié par voie spécifique. Le groupe de travail préconise de supprimer cette obligation (prévue par le code du travail). Vos versements seraient donc indiqués directement sur votre bulletin de paie.

• Assurer les garanties de sécurité en termes de confidentialité par une concertation entre l’Etat et les opérateurs de solutions de diffusion électronique du bulletin de paie, en s’orientant vers la mise à disposition de tous les salariés d’un coffre-fort électronique public géré par la Caisse des dépôts et consignations
• Modifier la loi pour inverser la règle d’option pour donner au bulletin électronique le statut de droit commun tout en préservant le maintien du format papier aux salariés qui le demandent.
• Rendre impératifs les principes du respect des intitulés normalisés et du regroupement des cotisations par risque couvert
• Généraliser les principes de clarification du bulletin de paie au 1er janvier 2017 pour les entreprises employant plus de 300 salariés puis, au 1 er janvier 2018, pour toutes les autres
• Dès le 1er janvier 2016, des entreprises volontaires expérimenteront le nouveau bulletin de paie, ce qui permettra d’en tirer un bilan pour faciliter la phase de généralisation.

Plusieurs maquettes de bulletin de paie ont été présentées et utilisées notamment au sein de Solvay. Une étude a donc été effectuée afin de connaître les ressentis des salariés et des employeurs. Il en ressort que chaque acteur de l’entreprise reconnaît comme nécessaire de clarifier le bulletin de paie.

Le groupe de travail a donc choisi de retenir la version synthétique, comme référence pour la démarche de clarification du bulletin de paie (cf ci-dessous).

La clarification du bulletin de paie se veut nécessaire pour une meilleure compréhension par le salarié. Toutefois, des complications sont rendus visibles à travers ce rapport :

• Un coût financier de la part des entreprises et des éditeurs de logiciels de paie pour une mise en conformité des intitulés, ainsi qu’une formation des gestionnaires de paie
• Une modification obligatoire de certains articles du code du travail afin de rendre possible certaines préconisations
• Une communication globale auprès des entreprises et des salariés

Des efforts sont donc à fournir de la part des ministères concernés pour tenir les délais, des entreprises pour appliquer cette clarification et des salariés pour comprendre leur nouveau bulletin de paie.

Personnellement, la maquette synthétique proposée risque de perdre certains salariés qui souhaitent comprendre et/ou vérifier les calculs des cotisations. On ne voit plus apparaître les taux salarié et employeur mais l’on gagne en visibilité des « postes » Remboursement Transport, Titres Restaurants…

En d’autres termes, certaines entreprises risquent de passer du temps à expliquer les montants présentés sur ce bulletin de paie simplifié.

Maquette synthétique du bulletin de paie simplifié pour un salarié au SMIC – 35h/semaine (Source : Rapport : « Pour une clarification du bulletin de paie »)

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